תיעוד מאפשר עבודה רציפה מול לקוחות וניהול ארכיון מלא של כל הנתונים של אותה עבודה. כל מידע נכנס מלקוח או מידע יוצא מלקוח יכול להיות מתועד ומתויק עם שיוך לכרטיס הלקוח.
בנוסף, מודול תיעוד מאפשר קביעת סטטוסים ללקוח כל שלמעשה אנחנו יכולים לנהל לידים (lead management), לקוחות פוטנציאליים (prospect management) ולקוחות רגילים (customer management) תחת אותו ממשק נוח ופשוט יכולים להזיז כל לקוח בין הסטטוסים.
כמות הסטטוסים אינה מוגבלת וניתן ליצור כמה סטטוסים שרוצים. לכל סטטוס ניתן לתת שם ותיאור קצר ואז מאוד נוח לאתר את הסטטוס הרלוונטי ללקוחות חדשים / קיימים.
לכל תיעוד ניתן להגדיר משימה ואף תזכורת. למשל – תיעוד האירוע הוא "שוחחתי עם הלקוח בטלפון והוא ביקש שאשלח לו הצעת מחיר". לאחר שמתעדים את זה, אפשר לייצר משימה ולשייך אותה לעובד מסוים ואף לייצר תזכורת לאותו עובד.
כמו כן, כשמתעדים אירוע ניתן לצרף לו קבצים (אין הגבלה על כמות הקבצים שניתן לצרף לכל תיעוד) והמערכת תשמור קבצים אלה יחד עם האירוע. זה הופך את העבודה מול הלקוח למאוד מסודרת ומאורגנת ותורם לכך ששום דבר לא הולך לאיבוד.
דוגמה לתהליך ניהול לקוח
נניח שיש לנו שלושה לקוחות במערכת, שלושתם חדשים וללא פעילות ועכשיו יש לנו שיחה עם לקוח בשם מיכאל מיכאלסון, ובה אנחנו מסכמים משהו עם הלקוח ורוצים לתעד את זה ב CRM שלנו, נלחץ בתפריט על CRM ונבחר "תיעודים". בעמוד החדש שנפתח נבחר את הלקוח "מיכאל מיכאלסון" ויפתח לנו חלון של יצירת אירוע חדש:
כפי שניתן לראות אנחנו יכולים להזין את כל פרטי האירוע עם אפשרות ליצור משימה שתשוייך אוטומטית לאירוע וליצור תזכורות לעצמנו או לעובדים שלנו.
לחיצה על כפתור ה"שמור" תיצור את התיעוד והוא יתווסף לרשימת התיעודים ביחד עם התזכורות והמשימות שיצרנו בCRM->תיעודים.
לאחר ששמרנו את האירוע, הוא יצויין ביחד עם המשימות המשוייכות אליו בעמוד ה-Pipeline בתוך כרטיס הלקוח.
כדי לראות את נתוני האירוע והמשימות נלחץ על כרטיס הלקוח.
כמובן שבכל עת אפשר לערוך את התיעוד על ידי לחיצה על התיעוד המבוקש ואז על כפתור "עריכה".
לסיכום, כפי שאפשר לראות למודול התיעוד יש שימושים רבים, וניתן לשנות אותו לפי תהליכים פנימיים שלכם. עמוד הPipeline מאפשר מבט "על" על העסק והבנה מהירה של תמונת המצב בעסק.