תיעוד מאפשר עבודה רציפה מול לקוחות וניהול ארכיון מלא של כל הנתונים של אותה עבודה. כל מידע נכנס מלקוח או מידע יוצא מלקוח יכול להיות מתועד ומתויק עם שיוך לכרטיס הלקוח.
בנוסף, מודול תיעוד מאפשר קביעת סטטוסים ללקוח כל שלמעשה אנחנו יכולים לנהל לידים (lead management), לקוחות פוטנציאליים (prospect management) ולקוחות רגילים (customer management) תחת אותו ממשק נוח ופשוט יכולים להזיז כל לקוח בין הסטטוסים.
כמות הסטטוסים אינה מוגבלת וניתן ליצור כמה סטטוסים שרוצים. לכל סטטוס ניתן לתת שם ותיאור קצר ואז מאוד נוח לאתר את הסטטוס הרלוונטי ללקוחות חדשים / קיימים. שימו לב שלכל סטטוס חדש שמגדירים יש את האפשרות להגדיר האם הוא milestone או לא. להסבר על milestones ועל ניהול תהליכי מכירה ראו כאן.
לכל תיעוד אירוע ניתן להגדיר משימה ואף תזכורת. למשל – תיעוד האירוע הוא "שוחחתי עם הלקוח בטלפון והוא ביקש שאשלח לו הצעת מחיר". לאחר שמתעדים את זה, אפשר לייצר משימה ולשייך אותה לעובד מסוים ואף לייצר תזכורת לאותו עובד.
כמו כן, כשמתעדים אירוע ניתן לצרף לו קבצים (אין הגבלה על כמות הקבצים שניתן לצרף לכל תיעוד) והמערכת תשמור קבצים אלה יחד עם האירוע. זה הופך את העבודה מול הלקוח למאוד מסודרת ומאורגנת ותורם לכך ששום דבר לא הולך לאיבוד.
דוגמה לתהליך ניהול לקוח
נניח שיש לנו שלושה לקוחות במערכת, שלושתם חדשים וללא פעילות ועכשיו יש לנו שיחה עם לקוח בשם מיכאל מיכאלסון, ובה אנחנו מסכמים משהו עם הלקוח ורוצים לתעד את זה ב CRM שלנו, נלחץ בתפריט על CRM ונבחר "תיעוד". בעמוד החדש שנפתח נבחר את הלקוח מיכאל מיכאלסון":
ניתן לראות טופס פשוט בו אנחנו יכולים לתעד את האירוע ישירות ב CRM:
ניתן לראות שיש הרבה אפשרויות בתוך תיעוד האירוע. במקרה הזה מילאנו את התונים שאנחנו רוצים.
אפשר גם ללחוץ על הפלוס הירוק ליד סטטוס על מנת ליצור סטטוסים חדשים ללקוחות ב CRM:
וכשמוסיפים סטטוס ניתן לקבוע שהטטוס הוא "אבן דרך":
והנה מבט "על" שמאפשר לנו לראות איפה נמצא כל תהליך:
אחרי שיצרנו את התיעוד ב CRM ואפילו יצרנו לעצמנו תזכורת לעוד שבוע (גם בסמס וגם במייל) שומרים את האירוע וניתן לחזור לרשימת האירועים של הלקוח כדי לראות את האירועים בסדר כרונולוגי:
כמובן שתמיד אפשר לערוך את הארוע:
לסיכום, כפי שאפשר לראות למודול התיעוד יש שימושים רבים, וניתן לשנות אותו לפי תהליכים פנימיים שלכם. עמוד הPipeline מאפשר מבט "על" על העסק והבנה מהירה של תמונת המצב בעסק.
עם הזמן נוסיף עוד ועוד יכולות למודול הזה ונמשיך להרחיב אותו.