זימון תורים הוא חלק בלתי נפרד מעסק שמקבל לקוחות וצריך לנהל קביעת תורים, הזזת תורים וביטול תורים. מערכת ה CRM של iCount מכילה פיצ'ר ייחודי ביומן שלה, המאפשר מספר פעולות סביב ניהול התורים:
- שליחת הודעה המאפשרת ללקוח לתאם לעצמו את התור
- ממשק המאפשר ללקוח להזיז בעצמו תור שכבר קבע
- ניהול מערך תזכורות אוטומטי שידאג לתזכר את הלקוח על התור
- ממשק ניהול יומנים של כל העובדים מתוך מקום מרכזי
בואו נניח שיש לנו מרפאת שיניים שמספקת מגוון שירותים שונים, ובה עובדים שלושה רופאי שיניים. אנחנו נרצה להגדיר למערכת מי הרופאים, מה שעות הפעילות של המרפאה, מה אורך התורים השונים, ועוד מספר הגדרות על המרפאה.
הגדרות ראשוניות ליומן
כדי להגדיר את ההגדרות הראשונית ניכנס ליומן ונלחץ על אייקון ההגדרות למעלה משמאל. בחלונית נוכל להגדיר מה שעות הפעילות של העסק, מה הסלוט הקטן ביותר שצריך להשאיר בין פגישה לפגישה, מה ימי העבודה של העסק, עד כמה זמן לפני הפגישה יוכל הלקוח לשנות את התור שלו וכמובן להגדיר את התורים השונים שיש בעסק שלנו.
לאחר כל ההגדרות – לא לשכוח לשמור.
כפי שניתן לראות בצילום הגדרנו כבר כמה סוגים שונים של תורים כאשר לכל סוג תור יש שם ומשך זמן לתור בדקות. כשלקוח יקבל זימון לסוג תור מסוים, משך התור ייקבע אוטומטית לפי סוג התור שלו.
שליחת קישור לזימון תור ללקוח
כדי לשלוח ללקוח של המרפאה זימון לתור, כל מה שאנחנו צריכים זה להיכנס לכרטיס הלקוח שלו, לתוך זימון תורים ואז ללחוץ על "שלח זימון". מייד יופיע לנו טופס ונוכל לבחור עם מי הלקוח הזה אמור להיפגש בתור הזה – כלומר נבחר את אחד העובדים המוגדרים במערכת. ברגע שנבחר את העובד, נוכל לבחור איזה סוג זימון לשלוח, לפי ההגדרות של סוגי התורים שהגדרנו בשלב הקודם. כאן לדוגמה אנחנו שולחים זימון לקביעת תור לשיננית:
לאחר שליחת הזימון נוכל לראות את הזימון שממתין לתגובה מהלקוח ישירות בתוך כרטיס הלקוח:
וברגע שהלקוח יפעל לפי ההנחיות שנשלחו אליו למייל ויקבע לעצמו תור, אנחנו נוכל לראות שהסטטוס של השורה הזו ישתנה.
מה הלקוח מקבל?
הלקוח מקבל זימון עם קישור ישירות למייל (וגם בסמס אם בחרנו לשלוח לו לסמס). לחיצה על הקישור שקיבל תציג לו אפשרות לקבוע לעצמו תור:
הלקוח יבחר תאריך ויראה את כל השעות הפנויות באותו תאריך. משך התור ישפיע על אורך התורים הפנויים שהלקוח הזה יראה.