ראשית כדאי אולי להדגיש באילו מקרים נרצה לאתר מסמכים “ישנים”. אולי אנחנו רוצים לשלוח שוב חשבונית ללקוח שלנו? או אולי מנהל החשבונות שלנו מבקש שנשלח לו חשבונית או קבלה כי הוא צריך משם מידע? אולי אנחנו רוצים לשלוח לעצמנו עותק לתזכורת או שאולי פשוט רוצים לאתר מסמך כדי לבטל אותו…

יכולות להיות מגוון סיבות לרצות לאתר מסמך ועל כן מערכת iCount לעולם לא מעבירה מסמכים לארכיון קבוע או מעלימה אותם. כל המסמכים שהוצאו בשבע שנים האחרונות זמינים כל הזמן דרך המערכת והקישורים למסמכים שנשלחים ללקוחות במייל זמינים גם הם למשך כל התקופה הנ”ל.

לעניינינו…

חיפוש מסמכים

בתפריט, יש להיכנס לחיפוש->מסמכי הנהח”ש. לחלון החיפוש יש שני מצבים: הראשון הוא מצב של חיפוש בסיסי והשני הוא מצב של חיפוש מתקדם. כדי להציג את אפשרויות החיפוש המתקדם כל מה שצריך זה ללחוץ על עוד.

בשני המצבים די ברור מה המשמעות של כל שדה.

ניתן למצוא מסמכים לפי תאריכים, לפי מספרים, לפי הלקוח, לפי נתונים מתוך המסמך ועוד. ברגע שאנחנו יודעים מה אנחנו רוצים למצוא – זה מאוד פשוט. אחרי החיפוש, תוצאות יוצגו בטבלה. שימו לב, בכל שורה המספר של המסמך הוא קישור לתוך המסמך עצמו, אייקון ה PDF הוא קישור ישיר למסמך המקור ב PDF, ומצדה השמאלי ביותר של השורה נוכל לראות מידע נוסף אודות מסמכים קשורים.


כמה נקודות נוספות:

  • כשמחפשים מסמכים צריך לשים לב שטווח התאריכים הוא רחב מספיק אחרת לא יופיעו מסמכים
  • אם מחפשים לפי מספר מסמך, לטווח התאריכים אין משמעות
  • במספר המסמך ניתן לכתוב מספר יחיד, טווח מספרים (5-10, למשל) או רשימה של מספרים מופרדים בפסיק
  • מתוך רשימת התוצאות ניתן לערוך את סוג ההכנסה במסמך על ידי לחיצה על האייקון של העיפרון
  • מתוך רשימת התוצאות אפשר להיכנס ישירות ל PDF של המסמך על ידי לחיצה על האייקון של ה PDF
  • מתוך רשימת התוצאות ניתן להיכנס ישירות לכרטיס הלקוח על ידי לחיצה על האייקון הירוק לצד שם הלקוח

מאמרים נוספים