חשובונית ריטיינר מאפשרת לך להגדיר פקודה למערכת לייצר חשבונית מס או חשבונית עסקה בכל פרק זמן מסוים. הריטיינר הוא מצוין למי שעובד עם חיובים קבועים מול לקוחות, בהם הסכומים לא משתנים.

דוגמה מצוינת לשימוש נכון בחשבונית ריטיינר היא כשספק שירות (למשל: עו”ד, רואה חשבון, חברת תחזוקה וכו) עובד מול לקוח ומחייב אותו בסכום קבוע בכל חודש. הלקוח לא משלם מראש אלא מחכה לחשבונית מהספק ורק אז מוציא את התשלום.

המערכת יודעת לייצר שני סוגי מסמכי ריטיינר: חשבונית מס ריטיינר, וחשבונית עסקה ריטיינר. על ההבדלים בין חשבונית מס לחשבונית עסקה ניתן לקרוא כאן וכמובן שאנחנו תמיד ממליצים להתייעץ עם מנהל החשבונות לפני שמחליטים איזה סוג מסמך העסק צריך.

חשבוניות ריטיינר מיוצרות פעם אחת ביום, בסביבות השעה 3 בבוקר. בשל כך – יש לשים לב שאם מייצרים היום חשבונית ריטיינר עם התאריך של היום והשעה 3 בבוקר כבר עברה, החשבונית ריטיינר לא תייצר מסמך היום אלא תמתין למועד החיוב הבא.

יצירת חשבונית ריטיינר

יצירת חשבונית הריטיינר היא הליך שמאוד מזכיר את תהליך יצירת חשבונית מס (או כל מסמך אחר במערכת לצורך העניין) אבל אחרי בחירת הלקוח, אם מסתכלים על צידו העליון השמאלי של המסך ניתן לראות כמה הבדלים:

אפשרויות חשבונית ריטיינר

האפשרויות המיוחדות הן:

  • באיזה יום בחודש להוציא את הריטיינר?
  • החל מאיזה חודש להוציא את הריטיינר?
  • כל כמה חודשים להוציא את הריטיינר? יש מקרים בהם נרצה להוציא אחת לחודשיים וכדומה.
  • מה סוג המסמך שאנחנו רוצים? חשבונית מס? או חשבון עסקה?
  • מה תאריך “לתשלום עד” שרוצים שיהיה על הריטיינר?
  • האם לשלוח ללקוח את המסמך למייל?
  • האם לשלוח אליך את המסמך למייל?

ברגע שסיימנו עם כל ההגדרות האלה, ניתן פשוט להמשיך לייצר את הריטיינר כמו שמייצרים כל מסמך אחר. ממלאים פירוט, כמויות, מחירים, הערות וכדומה.

שימו לב שאפשר להוציא גם ריטיינרים במט”ח. מה שיקרה זה שהמערכת תבדוק לבד מה שער המטבע שבחרתם ביום בו היא תייצר את החשבונית ותחשב לבד את הסכומים. זה אומר שלמעשה אלה ריטיינרים צמודי מט”ח, במידה ובוחרים מט”ח.



תשלום עצמי על חשבוניות ריטיינר בכרטיס אשראי

מעבר להפקת החשבונית עצמה, אם מערכת iCount שלך מחוברת גם למסוף לסליקת אשראי, ניתן לאפשר ללקוח לשלם בעצמו על החשבוניות באמצעות כרטיס אשראי. זה אומר שברגע שהמערכת מפיקה ללקוח חשבונית אוטומטית הוא מקבל אותה למייל, הוא יכול ללחוץ על קישור מתוך המייל ולשלם את החשבונית באמצעות כרטיס אשראי. ברגע שהוא משלם המערכת תוציא לו קבלה, תסגור את החשבונית וכמובן שגם תיידע את מי שהפיק את החשבונית בכך שהתקבל תשלום והחשבונית נסגרה בהצלחה.


עריכת חשבונית ריטיינר

אם רוצים לערוך חשבונית ריטיינר ניתן למצוא את החשבונית ריטיינר דרך “חיפוש->חשבונית ריטיינר” ומשם ללחוץ על העיפרון הצהוב לעריכה. המערכת תאפשר שינוי של מועדי היצירה של החשבונית, סוג החשבונית, מועדי התשלום של החשבונית וכדומה.

מחיקת חשבונית ריטיינר אפשרית מאותו מקום, רק שבמקום ללחוץ על העיפרון הצהוב – אפשר ללחוץ על האייקון האדום למחיקה ואז המערכת תפסיק לייצר מסמכים חדשים כאלה.