מערכת iCount מאפשרת העלאה של קובץ אקסל על מנת לקלוט מסמכים, ואפילו מאפשרת לחייב לקוחות ישירות מהקובץ הזה. כלומר – יכול להיות מצב שיש לכם אקסל עם מספרי אשראי של לקוחות אותם אתם רוצים לחייב ואז ניתן לקלוט את האקסל כדי שתוך כדי הקליטה המערכת תבצע חיוב.
לחליפין יכול להיות שכבר בוצע חיוב ויש לכם אקסל עם מספרי אישור מהחיוב, כאשר כל מה שצריך עכשיו זה רק להוציא חשבוניות מס קבלה או רק קבלות בגין התשלומים.
אפשרות טעינת האקסל הינה פשוטה ונמצאת תחת תפריט”מערכת->קליטת קובץ XLS”
יבוא קבלות חשבוניות וחשבונות עסקה עם שורות פירוט מאקסל
אפשרות יצירת קבלות מאקסל, חשבוניות מאקסל וחשבוניות מס קבלה מאקסל מדברת בעיקר על מסמכים שיש להם שורת פירוט אחת. אבל מה עושים כשיש לנו מסמך שאנחנו רוצים להוציא עם כמה שורות שונות בפירוט? גם לזה יש לנו פיתרון. הנה למשל דוגמה לקובץ שיש בו ארבע פקודות יצירת מסמכים (כלומר ארבעה מסמכים שונים) אבל לשני המסמכים הראשונים אנחנו מציינים שיש כמה שורות. ניתן לראות את השורות הכהות והשורות הבהירות, כאשר השורות הבהירות מייצגות את השורות של הפירוט עבור השורה שמעליהן. בדוגמה שיש כאן, שורה מספר 2 היא מסמך עם שתי שורות, ושתי השורות האלה מוגדרות באקסל בשורות 3,4.
כדי להסביר למערכת שאנחנו רוצים ששורה מסוימת לא תייצר מסמך אלא פשוט תהיה שורה במסמך, יש לכתוב בעמודה A את המילה item (ממש כפי שמופיע בדוגמה). לאחר מכן יש לנו 4 עמודות:
- עמודה B היא שם המוצר (התיאור)
- עמודה C היא הכמות
- עמודה D היא המחיר לפני מע”מ
- עמודה E היא המחיר כולל מע”מ (במידה ומדובר בשורה שאינה פטורה ממע”מ)
כמה הנחיות למי שמתכנן לעבוד עם כמה שורות לכל מסמך.
- יש לשים לב שלא מזינים גם מחיר לפני מע”מ וגם מחיר כולל מע”מ כי זה ישבש חישובים ויכול להוביל להפקת מסמכים לא תקינים.
- יש לבדוק היטב שהסכומים של הפריטים מתאימים אל מול הסכומים של התשלום על מנת שלא יווצר מצב של מסמך לא מאוזן.