מערכת iCount מאפשרת הפקה אוטומטית של חשבוניות מס על סמך עסקאות שנעשות בצ'קים דחויים ועסקאות תשלומים באשראי.

בעיקרון כשמקבלים תשלומים דחויים אין סיבה להוציא חשבונית מס קבלה על כל התשלום כיוון שכך יוצא שמשלמים את כל המס מראש עוד לפני פירעון התשלום עצמו. במקום להפיק מייד, אפשר להפיק קבלה על כל הסכום ולפרט בקבלה את הצ'קים הדחויים או מספר התשלומים באשראי ולבקש מהמערכת לייצר אוטומטית חשבונית מס כל פעם שצריך.

הפקת חשבוניות אוטומטיות לשיקים דחויים מאופשרת כברירת מחדל, אבל אם רוצים להפעיל את האפשרות גם לאשראי יש להיכנס ל"מערכת->הגדרות->אוטומציה->מסמכים" ושם לאפשר מה שצריך.

אחרי שהאפשרויות הרלוונטיות מסומנות ניתן לראות את האפשרות זמינה בעת יצירת קבלה על שיקים או על אשראי:

יש לשים לב שכשמייצרים קבלה, מתחת לרשימת הצ'קים או מתחת לטופס פרטי האשראי יש ריבוע בו ניתן לבחור אם רוצים להשתמש באופצית החשבוניות האוטומטיות וכמו כן יש מקום למלא מלל שיופיע בכל אחת מהחשבוניות האוטומטיות שיונפקו.

למה צריך את המלל? מאוד פשוט. בקבלה – אין מקום לכתוב מלל אודות מה שנמכר כיוון שהקבלה משמשת אותנו רק לאישור על התקבול עצמו, כלומר שהכסף שהתקבל. כשהמערכת תוציא את החשבונית האוטומטית, צריך שיהיה כתוב בחשבונית האוטומטית מלל בשורת הפירוט.

שימוש בחשבוניות אוטומטיות על תשלומים דחויים

גננת בגן ילדים מקבלת עכשיו 12 צ'קים מהורה עבור כל השנה. 12 הצ'קים הללו הם דחויים לכל אחד מ12 החודשים שבשנה, מלבד הצ'ק הראשון שהוא כבר למעשה לחודש הנוכחי. הגננת תוציא קבלה פעם אחת ותמלא את פרטי כל 12 הצ'קים. היא תקפיד למלא את תאריך הפירעון של כל צ'ק בדיוק כפי שהוא מופיע על הצ'ק. הגננת תוודא שהאפשרות להנפקה אוטומטית של חשבוניות מס ביום פירעון כל צ'ק מאופשרת וכמו כן תכתוב בתוך השדה "פירוט"/"פרטי החשבונית" (תמונות לדוגמא בסוף העמוד) מלל שיופיע בשורות הפירוט של כל אחת מהחשבוניות שיצאו (לדוגמה: תשלום חודשי – גן פנינה).

מה שיקרה זה שבתוך שעה מרגע הפקת הקבלה, המערכת תאתר שכבר יש שם צ'ק אחד שתאריך הפירעון שלו עבר ומיד תוציא חשבונית מס בגינו. החשבונית גם תישלח להורה אוטומטית למייל – במידה ומוגדרת להורה כתובת מייל בכרטיס הלקוח שלו במערכת.

בכל רגע ניתן לראות את רשימת החשבוניות האוטומטיות שממתינות להנפקה דרך "דוחות->חשבוניות אוטומטיות" יש לשים לב שלמעלה בראש הדוח ניתן לבחור לראות רק חשבוניות שכבר הונפקו או רק חשבוניות שעוד לא הונפקו. את אלה שעוד לא הונפקו ניתן לבטל במידת הצורך (לדוגמה אם יצרת חשבוניות אוטומטיות שלא לצורך) ואפשר גם לערוך את המלל שהוגדר לפירוט של החשבונית.

חשבוניות אוטומטיות פטורות ממע"מ

במקרים בהם אנחנו רוצים שהחשבוניות האוטומטיות יהיו פטורות ממע"מ, ניתן לסמן את האפשרות לחשבוניות אוטומטיות פטורות ממע"מ ואז המערכת יודעת לא לחלץ מע"מ מסכום התשלום, והמסמך שיצא יהיה פטור ממע"מ: