במערכת iCount ניתן להוציא חשבונית שמתיחסת לקבלה או ההיפך – קבלה שמתיחסת לחשבונית.
היתרון שהשימוש באפשרות הזו הוא שניתן לעקוב בדיוק מה שולם מהחשבוניות או מה שולם מהקבלה ולהוציא עוד ועוד מסמכים עד לסגירת המסמך המקורי.
לדוגמא: הוצאנו קבלה ללקוח ששילם לנו 1000 שקלים ואנחנו רוצים להוציא לו כרגע חשבונית אחת על 500 שקלים. בחודש הבא נוציא ללקוח חשבונית נוספת על היתרה (עוד 500 שקלים) ואז נוכל לשייך את שתי החשבוניות לקבלה ונוכל לראות ששתי החשבוניות הללו "יסגרו" את הקבלה.
אז איך עושים את זה?
נתאר את התהליך למי שמוציא קבלה קודם וחשבוניות לאחר מכן (מי שעובד הפוך מכך פשוט יכול להפוך את הפעולות המתוארות כאן)
- כשמוציאים קבלה מציינים מה הסכום ששולם. יש לוודא להתעלם מהודעת השיוך במידה וללקוח יש מסמכים על ידי לחיצה על "לא" או X.
- לאחר מכן נכנסים להנהח"ש-> חשבונית מס.
המערכת תשאל אם נרצה לשייך את החשבונית למסמכים פתוחים ואז נלחץ על "כן".
לאחר מכן תופיע רשימה של קבלות שם ניתן לסמן את הקבלה הרלוונטית שנרצה להוציא עליה חשבונית מס עם סכום חלקי.
נלחץ על "המשך" ונחזור למסך הפקת מסמך עם פירוט הקבלה בשורת הפירוט של חשבונית המס שאנו יוצרים:
כפי שבטח שמתם לב, הסכום המלא של הקבלה נכנס לשורת הפירוט בעת הפקת החשבונית, אך ניתן לשנות אותו על ידי לחיצה עם סמן העכבר ולהקליד את הסכום החלקי:
נוודא ששאר הפרטים נכונים ונלחץ על "הפק מסמך".
כל עוד שהסכום שמצויין בקבלה גבוה יותר מסך סכומי החשבוניות המשוייכות אליה, היא תישאר פתוחה ויהיה ניתן לשייך אליה עוד חשבוניות מס עד שסכום החשבוניות יהיה שווה לסכום הקבלה.
כאשר סכום החשבוניות יהיה שווה או גבוה יותר מסכום הקבלה,הקבלה תיסגר והמערכת לא תציג אותה יותר בחלון "מסמכים פתוחים" כאשר נפיק מסמכים נוספים.
