קורים מקרים בהם הלקוח משלם לנו עבור ביצוע עבודה או עבור פריט מסוים, ואז פרק זמן מסוים לאחר הרכישה יש לבטל אותה ולהחזיר ללקוח חלק יחסי מהתשלום או אפילו את התשלום כולו.
חשוב להבדיל בין עסקת תשלומים באשראי לבין עסקת תשלומים בשיקים.
עסקת תשלומים בשיקים
נלחץ בתפריט על "הנהח"ש->החזרת שיק" כדי להגיע לעמוד החזרת השיקים.
בעמוד תהיה אפשרות לבחור את הלקוח הרצוי -> סוג המסמך (קבלה/חשבונית מס קבלה) -> לבחור את מספר המסמך הרלוונטי.
אחרי שבוחרים את המסמך תופיע רשימת שיקים מהמסמך ונסמן את השיקים שאותם אנחנו רוצים להחזיר.
שימו לב שניתן לסמן רק את שטרם נפרעו.
נמלא את סיבת ההחזר (זה יישמר פנימית בתוך המערכת רק כדי שתוכלו לדעת בעתיד מה היתה סיבת ההחזרה) ולאחר מכן ללחוץ על "בצע החזרה".
במידה והלקוח שלנו זקוק למסמכי הזיכוי למען הנהלת החשבונות שלו, נבצע את זיכוי השיקים בדרך הבאה:
- נלחץ בתפריט על הנהח"ש->קבלה.
- נבחר את הלקוח הרלוונטי מבלי לשייך את הקבלה למסמכים אחרים.
- נמלא את כל פרטי הקבלה, כולל פרטי השיקים שהוחזרו אבל מוודאים שסכומי השיקים הינם במינוס.
- נוודא שאין וי ב"הנפק חשבונית מס באופן אוטומטי בכל יום פדיון של שיק דחוי, לרבות שיקים שמועד פרעונם הוא היום".
- לאחר שכל הפרטים הוזנו נלחץ על "הפק מסמך" וכדי לשלוח את קבלת הזיכוי ללקוח, נלחץ על: "דוא"ל->דוא"ל מקור".
יש להיכנס ל"דוחות ->חשבוניות אוטומטיות" ולאתר את כל החשבוניות האוטומטיות שממתינות בתור לצאת והן על סמך השיקים שהוחזרו. יש למחוק כל אחת מהחשבוניות הללו.
עסקת תשלומים באשראי
במידה ואנחנו מחוברים לספק סליקה PayME ניתן לבצע זיכוי ללקוח דרך מערכת iCount.
ככדי לבצע זיכוי חלקי על סליקת אשראי מ-PayME, נלחץ על כפתור "פעולות" בקובייה של פיימי
בעמוד הראשי של המערכת.
לאחר מכן, ייפתח חלון חיפוש שיאפשר לנו לאתר את העסקה הרצויה באמצעות תאריך, שם לקוח, מספר אישור ואפשרויות נוספות.
נאתר את העסקה שאנחנו רוצים לזכות ונשמור בצד את ה 4 ספרות שלה ( לא חובה, אבל מומלץ).
נלחץ על הפח האדום בצד שמאל והמערכת תשאל מה הסכום שנרצה לזכות מהעסקה.
נזין את הסכום החלקי שאנחנו רוצים להחזיר ללקוח ונאשר.
לאחר זיכוי האשראי של הלקוח, נוציא ללקוח מסמך חשבונית מס קבלה במינוס (או קבלה במינוס במקרה של עוסק פטור) על סכום הזיכוי. כדי שלא נחייב את הלקוח שוב בעת הפקת מסמך הזיכוי, נבחר באמצעי תשלום "אשראי" ובחלון פרטי האשראי נסמן ש "העסקה כבר עברה סליקה".
נזין את נתוני הסליקה ביחד עם הסכום, מספר התשלומים ו-4 הספרות שהעתקנו קודם גם ניתן להזין, אך זה לא נתון חובה.
במידה ואנחנו מחוברים לספק סליקה אחר שאינו PayME נבצע את הזיכוי דרך הממשק של ספק הסליקה ולא דרך iCount.
זה אומר שצריך להתחבר למשתמש בממשק של ספק הסליקה שלכם ומשם לבצע זיכוי. אם אינכם יודעים כיצד לבצע את הזיכוי יש לפנות לספק הסליקה ולשאול אותו כיצד ניתן לבצע זיכוי באשראי.
לאחר ביצוע זיכוי יש להוציא קבלה במינוס:
- תפריט: הנהח"ש->קבלה.
- נבחר את הלקוח הרלוונטי ונסמן שהמסמך אינו מתיחס לאף מסמך אחר.
- נמלא את פרטי האשראי כפי שזוכו, נלחץ על "העסקה כבר עברה סליקה"-> נמלא את מספר אישור הזיכוי מספק הסליקה.
- נוודא שמורידים את הסימון מ"הפק חשבונית מס באופן אוטומטי ביום פדיון כל תשלום אשראי, לרבות תשלומים שמועד פרעונם הוא היום" ולהנפיק.
יש להיכנס ל"דוחות ->חשבוניות אוטומטיות" ולאתר את כל החשבוניות האוטומטיות שממתינות בתור לצאת והן על סמך תשלומי האשראי שזוכו. יש למחוק כל אחת מהחשבוניות הללו.
