עסקים רבים מחייבים על בסיס שעות עבודה. זה נוח, הוגן ללקוחות והוגן לעסק המחייב. מעבר לכך, זה מאפשר לעסק לנהל נכון יותר את מערך הגביה והתגמול לעובדים שלו ובשלב מאוחר יותר מלמד את העסק אם התמחור שלו נכון או שנדרשים שינויים. בנוסף, במקרים רבים אנחנו לא מחייבים רק לפי שעות אלא גם מחייבים על הוצאות נוספות. למשל – שעתיים עבודה + נסיעות.
עם הנוחות של חיוב על בסיס שעה יש גם כמה בעיות. למשל, בעיות פנימיות כמו עצם זה שצריך לבצע מעקב אחרי השעות שבוצעו, ההוצאות עליהן שילמנו בינתיים במקום הלקוח, חובת דיווח השעות על ידי העובדים ועוד. יש גם בעיות חיצוניות שיכולות להתעורר מול הלקוח על שעות שהוא לא בטוח שבוצעו וכדומה.
בדיוק מהסיבות הללו אנחנו מאפשרים ניהול נוח ומתקדם של שעות עבודה והוצאות. מודול ניהול שעות והוצאות מאפשר לעובדים שלך (ולך) להזין לתוך מערכת iCount כל שעה שביצעו, לעדכן עבור מי בוצעה העבודה (מתוך רשימת הלקוחות שלך), לפרט מה העבודה שבוצעה ולציין אם היו עוד הוצאות. אתה בתור המנהל יכול להגדיר סוגים שונים של שעות עבודה כדי שכשיגיע סוף החודש תוכל להריץ דוח, לראות את כל השעות שבוצעו בחודש מסוים, ללקוח מסוים (ואפילו על ידי עובד מסוים) ובלחיצת כפתור להסב את השעות האלה לחשבונית מס או לחשבון עסקה, כולל פירוט של ההוצאות אותן מימנת עבור הלקוח באותה תקופה. אפילו הוספנו את האפשרות להגדיר לכל סוג שעה את העלות שלה כך שכשמבצעים הסבה לחשבון עסקה או הסבה לחשבונית מס קבלה מיד מחושבים גם הסכומים הסופיים.
הגדרת סוגי שעות
כדי להגדיר סוגי שעות נכנסים בתפריט ל"Punchio->הגדרות שעון נוכחות", שם ניתן לראות את כל ההגדרות של שעון הנוכחות. יש ללחוץ על הלשונית של סוגי שעות ושם ניתן להגדיר את סוגי השעות של העסק.
כשמגדירים סוגי שעות ניתן לתת שם לסוג השעה, ולתת מחיר לשעה לפני מע"מ. ברגע שנדווח שעות עבודה ללקוח הזה ונסב את שעות העבודה למסמך חיוב, המערכת תמשוך אוטומטית את המחיר לפי סוג השעה.
שימו לב, שבעת הגדרת סוג השעה ניתן גם להרחיב ולבחור לקוח ומשתמש ואז אם למשל יש לנו משרד עורכי דין ואנחנו מחייבים את אותו לקוח מחיר שונה לפי העובד שטיפל לו בתיק (לדוגמה, שעות מתמחה ושעות מומחה) ניתן להגדיר מחיר שונה לאותו לקוח, עם עובד שונה. מושלם!
דיווח שעות עבודה ודיווח הוצאות
בדיווח שעות והוצאות אנחנו יכולים למסור שלל נתונים על העבודה שבוצעה. כדי להוסיף דיווח שעות נכנסים בתפריט ל"punchio->שעון נוכחות" וניתן ללחוץ על הפלוס הירוק תחת ה"משימות". המערכת תתחיל למדוד זמן, תוך כדי שהיא שומרת את שעת ההתחלה של המשימה. בסיום הפעילות, לוחצים על "סיים" ואז יקפוץ החלון הבא:
ניתן לערוך מה שרוצים, ולעדכן נתונים אודות המשימה. אם היו הוצאות – כמה שולם (כולל מע"מ) מי הלקוח עבורו בוצעה העבודה ובמידה ומודול ניהול פרויקטים פעיל אפשר לשייך את השעה לפרויקט, לבחור את סוג השעות, להוסיף תיאור נוסף שיופיע ללקוח בפירוט ואם ציינו סכום בהוצאות, לפרט בגין מה היו ההוצאות.
לאחר אישור דיווח השעות הן יישמרו במערכת בסטטוס "זמני". זה אומר שעדיין לא ניתן להסב אותן למסמכים כמו חשבונית מס או חשבון עסקה, ושניתן לערוך אותן. ברגע שאנחנו מרוצים מהדיווח ניתן להפוך אותו לסטטוס "שעות והוצאות קבועות"
כדי לראות את השעות בסטטוס הזמני ולהסב אותן לשעות קבועות ניתן להיכנס ל"חדש->רישום שעות והוצאות" ולגלול לתחתית העמוד. שם יופיע דוח של כל השעות הזמניות ותהיה לנו אפשרות להסב אותן לקבועות.
שימו לב – רק העובד שדיווח את השעות או המנהל של המערכת (כל מי שיש לו הרשאת מנהל / ראשי) יכולים להפוך שעות/הוצאות לשעות קבועות.
הסבה לחשבונית מס או לחשבון עסקה
אחרי שהפכנו את השעות לשעות קבועות נוכל לראות אותן תחת "Punchio->ניהול שעות והוצאות לקוח". משם גם נוכל לבצע את ההסבה לחשבונית מס או לחשבון עסקה. כל מה שצריך זה להריץ דוח, אותו ניתן לחתוך לפי לקוחות, עובדים, סוגי שעות, פרויקטים ותאריכים. שימו לב שכדי שניתן יהיה לבצע הסבה של שעות לחשבונית מס או לחשבון עסקה צריך לוודא שקודם כל בוחרים לקוח ורק אחר כך מריצים את הדוח. הנה דוגמה שמראה דוח שמציג את השעה וההוצאות שהזנו בדוגמה למעלה:
דוגמה מעלה בחרנו את לקוח ישראל ישראלי והרצנו דוח שיציג לנו את כל השעות שדווחו לו בתאריך מסוים.
מהמצב הזה, ניתן לסמן בוי את השעות שאנחנו רוצים להסב, וללחוץ על "הסב לחשבונית מס". למי מכם שהוא עו"ד והגדיר עצמו במערכת כעו"ד המערכת תסב לבד את השעות לפורמט עו"ד ואת ההוצאות תדע להזין ברובליקה הנכונה ואם אתם עסק שאינו עו"ד המערכת תייצר חשבונית מס עם שתי שורות – אחת לדיווח השעות ואחת לדיווח ההוצאות.
הסבה לחשבונית – לקוח רגיל
הסבה לחשבונית – עו"ד
כפי שניתן לראות המערכת פתחה עמוד יצירת חשבונית מס, בחרה את הלקוח הרלוונטי, העתיקה את הפירוט של השעות שדווחו, משכה את הסכומים שהגדרנו לכל אחת מהשעות וכל מה שנשאר לנו לעשות זה ללחוץ על כפתור אחד כדי לייצר את החשבונית.
שימו לב! שעות שהוסבו לחשבונית מס או לחשבון עסקה יופיעו כשעות שלא ניתן להסב אותן שוב. זה, כדי שלא יקרה מצב שאנחנו מחייבים לקוח פעמיים על אותה עבודה.
שיהיה בהצלחה!
