קישור בין iCount ל Magento

מערכת Magento הינה אחת מהמערכות הנפוצות ביותר בעולם לניהול חנויות באינטרנט והיא זמינה בשלל אפשרויות החל מחינם לחלוטין ועד לשירות היקפי שמאוחסן על שרתי Magento.

מערכת iCount מאפשרת לך להגדיר את פרטי חשבון הMagento שלך ובכך לייצר מצב שכשנכנסות הזמנות לMagento, מערכת iCount תייצר להן אוטומטית חשבונית מס / חשבונית מס קבלה / קבלה.

כמה מהאפשרויות המתקדמות:

  • אפשרות בחירה של סטטוסים מסויימים מתוך הMagento שלך עבור כל סוג מסמך
  • אפשרות שליחת פקודת שינוי סטטוס אחרי יצירת מסמך ב iCount
  • קבל דוח יומי על ההזמנות ששוגרו וטופלו על ידי iCount
  • אופציה של שליחה אוטומטית של המסמכים ללקוחות
  • חישוב אוטומטי של פטור ממע”מ לקוחות מחו”ל

כד להתחיל לעבוד עם המודול יש להגדיר בMagento שלכם חשבון משתמש עבור מערכת iCount ואנחנו יוצאים מנקודת הנחה שאתם יודעים איך לעשות את זה. המשתמש הזה צריך להיות בעל מספיק הרשאות על מנת למשוך מידע על הזמנות ולשנות להזמנות את הסטטוסים.

חכו שניה.
מה שאתם הולכים לקרוא זה מסובך ומורכב, אפילו שניסינו לעשות את זה הכי פשוט שיש. רוצים שאנחנו נטפל לכם בחיבור הישיר מול Magento? כל הסיפור יעלה לכם 150 ש”ח + מע”מ ופשוט יעבוד. פתחו קריאת תמיכה מהמערכת ובקשו חיבור לMagento.
אם בכל זאת אתם רוצים להגדיר לבד אין שום בעיה.

את הנתונים יש להגדיר ב “מערכת->מנהלה->Magento”

הפרטים שמערכת iCount צריכה הם:

  • כתובת השרת (בלי http:// או https://. למשל foo.magento.com)
  • שם משתמש – כפי שהגדרתם בMagento
  • סיסמה – כפי שהגדרתם בMagento

עכשיו שיש לנו את שם המשתמש ואנחנו מוכנים לעבודה – בואו נתקדם.

נתחיל מהבסיס – הגדרות Magento ראשוניות

כשהזמנה נוצרת בMagento היא מקבלת סטטוס. למנהל מערכת Magento יש אפשרות להגדיר כל מני סטטוסים לכל מני הזמנות וכך למשל הזמנה ששולמה במלואה בכרטיס אשראי בתוך הMagento יכולה לקבל סטטוס X והזמנה שמחכה לנציג שיצלצל ללקוח ויקח ממנו מספר כרטיס אשראי בטלפון יכולה לקבל סטטוס Y.

אנחנו יוצאים מנקודת הנחה שמי שקורא את ההסברים אצלנו על ההתחברות למערכת Magento יודע איך לשלוט בסטטוסים השונים של Magento ולכן אנחנו מדלגים על הסבר נוסף בעניין סטטוסים.

מערכת iCount יודעת לייצר שלושה סוגי מסמכים שונים עבור הזמנות בMagento:

  • חשבוניות מס – בדרך כלל משמש את מי שקיבל את ההזמנה לMagento אבל עדיין לא קיבל תשלום.
  • קבלות – בדרך כלל משמש עוסקים פטורים או מלכ”רים (עמותות וכדומה), אבל לא רק.
  • חשבוניות מס קבלה – בדרך כלל מה שמוציאים ללקוח שכבר שילם אונליין.
ראוי לציין שההערות הנ”ל על סוגי המסמכים ומתי מוציאים אותם אינן חד משמעיות ומומלץ להתייעץ עם מנהל החשבונות מה להוציא ומתי

על מנת להחליט איזה סוג מסמך אתם רוצים מערכת iCount בודקת מה סטטוס ההזמנה שלכם כך שעליכם לנהל סטטוסים של הזמנות בצד הMagento. כך לדוגמה אם הזמנה מסוימת צריכה לייצר חשבונית והזמנה אחרת צריכה לייצר חשבונית מס קבלה – מערכת iCount תבדיל בין השתיים לפי הסטטוס בMagento.

לדוגמה: לנו יש שני סוגי מסמכים שונים שאנחנו רוצים לנהל: חשבונית מס קבלה וחשבונית מס. כמו שאפשר לראות בצילום המסך אנחנו רוצים שכל מה שהוא בסטטוס pending או custom_status בMagento יקבל חשבונית מס קבלה וכל מה שהוא בסטטוס phone_order או mail_order יקבל חשבונית מס. כמובן שאפשר להגדיר כמה סטטוסים שונים עבור כל סוג מסמך. צריך רק לכתוב כל סטטוס בשורה נפרדת.

כמו כן, אנחנו רוצים שאחרי שמערכת iCount מושכת את ההזמנה ומייצרת לה את המסמך הרלוונטי, שישתנה לה הסטטוס על מנת שנדע שההזמנה הזו כבר טופלה. בצילום המסך אפשר לראות שכל הזמנה שיוצר עבורה חשבונית מס קבלה תקבל icount_invrec_issued וכל מה שקיבל חשבונית מס יהיה icount_invoice_issued.

שימו לב – את הסטטוסים האלה יש לייצר בMagento מכיוון שiCount לא תייצר אותם עבורכם.

במערכת Magento בכל פעם שלקוח מבצע הזמנה יש לו אפשרות לקנות תחת שם מסוים ולשלוח לשם אחר. הקניה היא תחת billing_name והמשלוח הוא ל shipping_address. אתם יכולים לבחור למי תצא החשבונית. בדרך כלל רצוי שזה יהיה billing_.

מערכת iCount מאפשרת לך לבחור אם לשלוח ללקוח את המסמך שהיא מייצרת או פשוט לייצר אותו ולא לשלוח אותו לאף אחד. אם רוצים שיישלח למייל אםשר לסמן את “שלח את המסמך ללקוח במייל”.
בסוף כל פעם שמערכת iCount מתחברת למערכת Magento שלך היא יכולה לייצר עבורך דוח מסודר שלכל המסמכים שנוצרו ולשלוח את הדוח למייל שתבחר. אם רוצים – םשוט למלא את הפרטים תחת “שלח דו”ח למייל”.

חישוב מע”מ אוטומטי

חישוב המע”מ נאוטומטי חשוב במיוחד למי שמוכר ללקוחות בינלאומיים כיוון שמכירה ללקוח שנמצא וקונה בחו”ל אינה חייבת במע”מ. ברגע שמערכת iCount מזהה שהלקוח קונה מחו”ל (היא עושה את זה לפי הbilling_address של הלקוח המשלם) היא אוטומטית מסמנת את המסמך כפטור ממע”מ וכמו כן דואגת לייצר את המסמך ללקוח למייל באנגלית (במידה והוא אכן יישלח ללקוח אוטומטית לפי בחירתך)

סנכון מול אתר הMagento שלך

הסנכרון יכול להתבצע בשתי דרכים:

  1. אפשר לסמן למערכת iCount להריץ סנכרון אוטומטית אחת ליום וזה אומר שהמערכת תתחבר לאתר הMagento שלך באופן אוטומטי, תבדוק אם יש הזמנות שעונות לסטטוסים שהגדרת לעיל ותוציא להם מסמכים ולאחר מכן תסמן את ההזמנות הללו בסטטוסים החדשים (ככה אנחנו גם מבטיחים שלא יקרה מצב שאותה הזמנה מקבלת שני מסמכים שונים ב iCount)
  2. אפשר להריץ סנכרון ידני. פשוט לוחצים על כפתור הסנכרון וiCount מיד תנסה להתחבר לMagento שלך

שימו לב שמצוין מעל לכל ההגדרות מה הסטטוס הנוכחי של iCount. אם היא מבצעת סנכרון ניתן לראות את זה ככה:

ואם היא ממתינה לפקודת סנכרון או לרובוט האוטומטי ניתן לראות את זה ככה:

לסיכום – מערכת iCount מאפשרת לך לעבוד בגמישות רבה מול מערכת Magento שלך. iCount קולטת לבד איך הלקוחות שלך שילמו ומייצרת עבורך בדיוק את המסמכים שאתה רוצה.