רוב העצמאיים שבינינו כבר שמעו בוודאי על החידוש המשמעותי ביותר בעולם הנהלת החשבונות – חשבונית מקוונת, דרך המחשב וללא צורך בפנקסים. חידוש לא פחות חשוב שנלווה אל החשבונית המקוונת הוא תוכנת הנהלת חשבונות באינטרנט. זהו למעשה פיתרון כולל לניהול העסק, שהופך את כל העניין לפשוט יותר.
תוכנת הנהלת חשבונות – הרבה יותר מהפקת חשבוניות
למרות שעבור העצמאיים הרגילים חשבונית מקוונת היא חידוש אדיר, כנראה שמערכת להנהלת חשבונות עבור עסק היא בשורה גדולה עוד יותר. הפקת חשבוניות במייל היא רק אחת הפעולות האפשריות כאן. למעשה, כל דבר שעד היום הייתם עושים על גבי דפים ובעזרת פנקסים, אפשר לעשות במחשב. וזה הופך את הכל לקל יותר.
תיעוד פשוט ומעקב קל בעזרת תוכנת הנהלת חשבונות
לא צריך להתאמץ כדי להבין את היתרונות הגדולים של תוכנת הנהלת חשבונות כזו: התיעוד של כל חשבונית, מסמך ודו”ח שתפיקו בנוגע להתנהלות הכספית של העסק יהיה קל הרבה יותר משום שהוא מבוצע על המחשב. גם סיכום הוצאות, מעקב אחר הוצאות והכנסות ואפילו הפקת דו”חות כספיים יהיה פשוט מאוד. רק לבקש מהמערכת את הפעולה – וזהו.
מה מאפשרת תוכנת הנהלת חשבונות?
אלו חלק מהפעולות שתוכלו לבצע עם מערכת כזו:
- הצעות מחיר
- הנפקת חשבוניות מכל סוג
- הפקת דו”חות כספיים לכל מטרה
- עבודה מול לוח שנה ויומן מסודר
- שליחת מיסרונים (SMS) ודואר אלקטרוני באופן אוטומטי
- מעקב אחר ספקים, מלאי, רכש ומכירות
- סליקה ובדיקת הוראות קבע
- דיווח שעות עובדים
עם תוכנת הנהלת חשבונות לא תפספסו דבר
תוכנת הנהלת חשבונות מקוונת וממוחשבת מבטיחה שלא תפספסו או תשכחו שום דבר. כל פעולה שתגדירו תישלח אל הגורמים הרלוונטיים במייל או ב-SMS. כל צעד שקשור להנהלת חשבונות (בתנאי שיבוצע דרך המערכת) יתועד ויישמר. מה שאתם צריכים לעשות הוא פשוט להרגיל את העובדים להשתמש במערכת הזו.
עוד דברים שניתן לעשות עם מערכת כזו
המערכות המקוונות המשוכללות ביותר להנהלת חשבונות מאפשרות לכם לבדוק כל מה שתרצו מכל נקודה בעולם בה יש חיבור לאינטרנט. רבות מהמערכות הללו לא נמצאות על שרתי החברה (או לפחות חלק גדול מאותה מערכת), מה שמאפשר לכם, בעזרת שם משתמש וסיסמא, לדעת מה קורה בחברה גם במהלך חופשה בקריביים.
ישנן מערכות הנהלת חשבונות שכוללות בתוכן גם CRM – מערכת ניהול קשרי לקוחות. ומה זה אומר? שאותה מערכת שדואגת לעניינים הכספיים שלכם, תנהל גם רישום מדויק של הלקוחות שלכם ואנשי הקשר החשובים (לדוגמא: ספקים). כך, תוכלו לתת לכל אחד יחס אישי ותבטיחו כי הוא יישאר אצלכם.
תוכנת הנהלת חשבונות ממוחשבת – לא עוד דפים ובלגאן
הררי דפים יכולים להצטבר לכם במחלקת הנהלת החשבונות אם תמשיכו להתעקש על עבודה בצורה המסורתית. הרי אתם צריכים לתעד ולשמור כמעט כל דבר שקשור לניהול החשבונות שלכם למשך שבע שנים. לא עדיף שזה יישמר במחשב? התחילו לעבוד עוד היום עם תוכנת הנהלת חשבונות ממוחשבת ותצאו נשכרים.
